Excel-SVERWEIS - einfach erklärt
In Excel kann man die sogenannte SVERWEIS-Funktion benutzen. Damit können Einträge in einer Tabelle direkt gesucht werden.
- Cornelia Möhring
Die SVERWEIS-Formel in Excel zu benutzen ist mit den richtigen Kniffen ein Kinderspiel. Mithilfe der Formel werden Attribute in einem Listenkatalog gesucht. Dies lässt sich einfach am Beispiel eines Buchhändlers erklären: Jedes Buch hat eine spezifische ISBN. Nun hat der Buchhändler eine Liste, in welcher Autor, Buchtitel und ISBN eingetragen sind. Mithilfe der SVERWEIS-Funktion lässt sich nun jede beliebige ISBN als Suchkriterium setzen. Damit kann der Buchhändler sich direkt anhand der ISBN alle Details zum Buch ausgeben lassen.
SVERWEIS: Aufbau
Ein senkrechter Verweis, kurz SVERWEIS, in Excel ist folgendermaßen aufgebaut:=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])
- Suchkriterium: Hier schreiben Sie die Eingabezelle hin.
- Matrix: Hier geben Sie den Bereich ein, in welcher Excel nach dem Suchkriterium suchen soll (also den Bereich Ihrer Matrix, einschließlich der letzten benötigten Spalte).
- Spaltenindex: Hier geben Sie die Spaltennummer ein, aus welcher der Rückgabewert kommen soll.
- [Bereich_Verweis]: Hier müssen Sie angeben, ob das gesuchte Ergebnis nur in etwa mit dem Suchbegriff übereinstimmen soll (WAHR) oder komplett übereinstimmen soll (FALSCH).
Hinweis: Die Formate von Matrix und Suchfeld müssen zusammenpassen. Also Text zu Text, Zahl zu Zahl etc. Im Internet finden Sie synonym zur SVERWEIS-Funktion auf den Begriff "VLOOKUP". Das ist lediglich der englische Name dieser Funktion.
Verwendung der SVERWEIS-Formel
Im Folgenden wollen wir Ihnen die Verwendung der SVERWEIS-Formel anhand eines Beispiels näher bringen. Dazu versetzen wir uns in die obige Situation des Buchhändlers. Falls Sie unserem Beispiel folgen möchten, müssen Ihre Zeilen- und Spaltenbezeichnungen mit unseren übereinstimmen.
Als Erstes müssen wir für den Excel SVERWEIS eine Liste erstellen. Schreiben wir doch einmal eine Liste mit ein paar Büchern, zugehörigen Autoren und ISBN. Hierzu tragen wir in der ersten Spalte die ISBN ein, in der zweiten Spalte den Titel und in der dritten Spalte den Autor. Auch Preis und Lagerstatus können ergänzt werden. Diese tabellarische Liste wird nun als Matrix bezeichnet. Dann sieht das Ganze so aus:
Das Suchkriterium sollte immer links von dem ausgegebenen Wert stehen.
Jetzt bauen wir ein Suchfeld auf, in etwa so:
Die Zelle hinter "ISBN:" lassen wir frei. Als Nächstes schreiben wir in die Zelle darunter, hier also für den Titel (in Zelle H2), die folgende SVERWEIS-Formel:=SVERWEIS(H1;A2:E7;2;FALSCH)
- Das Suchkriterium befindet sich in Feld H1.
- Es soll in den Zeilen A2:E7 danach gesucht werden. Der Doppelpunkt bei A2:E7 bedeutet "bis" – also von Zeile A2 bis Zeile E7.
- Das Ausgabe-Attribut befindet sich in der zweiten Spalte dieser Tabelle – deshalb die 2.
- Es soll nicht nur ungefähr, sondern exakt nach dem Eingabewert gesucht werden – deshalb FALSCH.
Achtung: Hier wird eine Fehlermeldung angezeigt: #NV. Das bedeutet, dass der eingegebene Befehl noch keinen Suchbegriff hat. Der Fehler ist dadurch begründet, dass das Feld H1 noch leer ist. Weitere Erklärungen zu SVERWEIS-Fehlermeldungen finden Sie hier. Wenn Sie dort eine ISBN eingetragen, sieht das Ganze so aus:
Im Beispiel des Buchhändlers könnte das Suchfeld noch um einige weitere Zeilen ergänzt werden. In jedes der Ausgabefelder wird nun ein SVERWEIS eingegeben, damit das richtige Attribut ausgegeben wird. So könnte der Buchhändler also anhand der ISBN-Eingabe sämtliche benötigten Daten zu dem Buch herausfinden.
Um das zu vereinfachen, haben wir die Formel noch abgeändert. Durch die Dollarzeichen sind die Werte fixiert. Wenn Sie nun also die Formel kopieren und an anderer Stelle einfügen, wird trotzdem die Tabelle A2:E7 genutzt, und weiterhin die Zelle H1 als Eingabefeld. Im Normalfall würden sich auch die Eingabezellen beim Verschieben der Formel verändern.
Wenn Sie diese Formel direkt in das Feld H2 eingeben, können Sie das Feld mithilfe des Quadrats in der rechten unteren Ecke nach unten ziehen. So wird die Formel in die Zellen weiter unten kopiert. Dann brauchen Sie nur noch lediglich die angegebene Spalte zu ändern, also hier von Spalte "2" auf die betreffende Spalte.
Damit ist das Such- und Ausgabefenster fertig. Sie können den SVERWEIS natürlich auf beliebige Suchlisten anpassen. Leider ist es nicht möglich in einem Excel SVERWEIS mehrere Werte gleichzeitig zu suchen.
Der SVERWEIS in Beispielen
Damit das Ganze nun nicht nur bei "trockener" Theorie bleibt, haben wir jetzt für Sie noch zwei weitere Beispiele zusammengestellt. Das obige Beispiel bezog sich darauf, dass in einer ganz einfachen Tabelle nach Werten gesucht wird. Die folgenden Beispiele werden etwas kniffliger.
SVERWEIS in Excel mit 2 Tabellen erstellen
Um eine Suche mit einem SVERWEIS zu machen, können Sie auch Daten aus mehreren Tabellen zusammenfügen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie einen SVERWEIS auf zwei Tabellen beziehen können.
Dazu müssen Sie wie oben beschrieben einen Bereich Ihres Excel-Blattes als Tabelle formatieren. Wiederholen Sie dies auch für den zweiten Bereich, sodass Sie nun zwei Tabellen-Bereiche in Ihrem Excel-Sheet haben. Der jetzt eingesetzte SVERWEIS zielt darauf ab, ein Suchwort aus der ersten Tabelle zu nehmen und ein Ergebnis aus Tabelle 2 zuzuordnen. So kann Tabelle 1 etwa die persönlichen Angaben eines Kunden enthalten und Tabelle 2 die Rechnungshöhe.
Angenommen, dass die Kundennamen in Spalte A der ersten Tabelle und in Spalte C der zweiten Tabelle stehen und dass die Rechnungsdaten in Spalte D der zweiten Tabelle stehen, könnte eine mögliche Formel lauten:=SVERWEIS(A2;Tabelle2!C1:D10;2;FALSCH)
Mit dieser Formel wird jetzt der in der ersten Tabelle in Zelle A2 stehende Name als Suchkriterium genutzt. In Tabelle 2, die von Zelle C1 bis D10 geht, wird nach diesem Kriterium gesucht. Der Spaltenindex steht auf zwei, und es sollen nur exakte Ergebnisse ausgegeben werden.
SVERWEIS Ferien – so können Sie einen Kalender benutzen
Sie können mit einem SVERWEIS auch weniger mathematische Dinge machen. Beispielsweise können Sie sich in Excel einen Kalender erstellen, in welchem Sie die Feiertage auflisten. Erstellen Sie den Kalender mithilfe einer Vorlage und formatieren Sie ihn als Tabelle. Als SVERWEIS-Suche können Sie dann beispielsweise ausgeben lassen, was zu dem jeweiligen Datum im Kalender steht. Das können eigene Termine oder auch Ferientermine sein.
Probleme mit dem SVERWEIS?
Möglicherweise kann es beim Einrichten von einem SVERWEIS zu einigem Problem kommen. Deshalb haben wir für Sie hier einige Fehlermeldungen und Anwendungsfehler mitsamt Lösung für Sie zusammengestellt:
#NV-Anzeige
Wie oben beschrieben, wird manchmal statt eines Wertes im Ausgabefeld nur "#NV" angezeigt. Dies passiert, wenn Sie sich in der eingegebenen Formel auf eine Zelle beziehen, die gar keinen oder keinen passenden Inhalt hat. Alternativ kann sich die Formel auch auf einen nicht-existenten Wert oder eine fehlende Variable beziehen. Gehen Sie am besten Ihre eingegebene Formel schrittweise durch, um das lose Ende zu finden.
Tabelle falsch sortiert
Damit ein SVERWEIS korrekt funktioniert, muss die Spalte mit den Suchbegriffen immer ganz links stehen. Ist dies nicht der Fall, kann es zu verfälschten Ergebnissen oder Fehlermeldungen kommen.
#REF!-Fehler
Dieser Fehler kann auftreten, wenn Sie eine Spaltennummer im Spaltenindex angeben, die in der von Ihnen formatierten Tabelle gar nicht vorkommt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die angegebene Spaltennummer zu groß ist.
FALSCH / WAHR vertauscht
Erhalten Sie Ergebnisse, mit denen Sie eher nicht gerechnet hätten, ist möglicherweise Ihre Eingabe in [Bereich_Verweis] nicht korrekt. Denken Sie daran: FALSCH für das exakte Ergebnis, WAHR um ein möglichst ähnliches Ergebnis zu finden.
(como)
